Har du adgang til menighedsrådets almindelige og/eller fortrolige postkasse?
I løbet af sommeren 2023 foretager Folkekirkens It ændringer i adgangen til menighedsrådspostkasser.
Det betyder, at formanden og kontaktpersonen fremover som udgangspunkt vil være de eneste medlemmer, der har adgang til menighedsrådets almindelige og fortrolige postkasse. Formanden og kontaktpersonen vil også få tildelt en personlig KM e-mailadresse.
HVORFOR?
Microsoft har omlagt licenserne i Outlook, så man ikke længere betaler pr. postkasse, men pr. bruger. I dag betaler vi for en postkasse og kan så selv styre, hvem og hvor mange, der skal have adgang til den. Men fremover vil der kun være adgang til postkasserne for formand og kontaktperson.
HVAD BETYDER DET FOR DIG?
For langt de fleste menighedsråd vil man ikke opleve de store ændringer, da det ofte i forvejen kun er formand og kontaktperson, der benytter adgangen til menighedsrådets postkasser.
Det vil blive muligt at tilkøbe flere adgange til postkasserne via Folkekirkens It. Prisen er endnu ikke fastlagt, men vil ligge i omegnen af 100 kr. om måneden. Ved køb af en licens får man adgang til en personlig postkasse samt adgang til online udgaver af Word, Excel m.v. Endvidere giver det mulighed for, at få adgang til menighedsrådets postkasser.
Som kordegn har du i forvejen en licens, og skal blot som i dag blot have tildelt en rolle via brugeradministrationen for at have adgang til menighedsrådets postkasse.
Brug Kirkeportalen
En anden løsning er at bruge Kirkeportalens mapper til deling af dokumenter og bilag m.v. Her har alle menighedsrådsmedlemmer adgang, bortset fra til de mapper, der indeholder fortrolige oplysninger, hvor udgangspunktet er, at kun formand og kontaktperson har adgang.
HVORNÅR?
Det har tidligere været planen, at ændringerne omkring postkasserne skulle ske i forbindelse med, at Folkekirkens IntraNet gik i luften i april. Men vi har valgt at vente med at ændre postkasserne til sommeren 2023.
Menighedsrådene orienteres nærmere om den konkrete dato. Når ændringen sker, vil postkasserne ikke være tilgængelige i 1-3 dage.